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Funcionamiento del servicio de correspondencia durante #CuarentenaPorLaVida

Abr 2, 2020
Español
Eje tematico: 
Funcionamiento del servicio de correspondencia

Teniendo en cuenta las actividades de teletrabajo que actualmente se están adelantando a nivel nacional y distrital, a continuación se informa cómo se está realizando la prestación del servicio de correspondencia:

1. Correspondencia Externa Recibida (CEE)

  1. No hay atención presencial en los puntos de radicación por la medida de aislamiento que se tiene en el país.
  2. Está habilitado para radicación por medios electrónicos el buzón de correo Radicacion_Virtual@shd.gov.co, el cual es atendido por el contratista de 4-72. Agradecemos informarlo a los grupos de interés que requieran radicar a la entidad trámites de su competencia.
  3. Todos los correos electrónicos que se reciban al buzón mencionado son radicados en el aplicativo Cordis, asignándolos a las áreas de destino de acuerdo con la guía de trámites y los respectivos soportes que se adjuntaron al correo.
  4. Una vez se ha asignado el radicado en Cordis, el sistema envía una notificación al correo electrónico del directivo (Subsecretario, Director, Subdirector, Jefe de Oficina) y al de su delegado al cual va dirigida la comunicación (las áreas deben asegurarse de contar con un delegado en el sistema y que éste tenga acceso al aplicativo por medio de VPN).
  5. El delegado debe recibir en el aplicativo Cordis las radicaciones y de acuerdo con instrucciones del directivo, asignar los trámites a los funcionarios responsables de atención, dejando trazabilidad en el sistema Cordis.
  6. Según el inventario de delegados actualmente autorizados, la Subdirección de Gestión Documental enviará a los Directivos que no tengan delegado, las instrucciones para que soliciten la asignación.
  7. Ante la imposibilidad de contar con VPN para todo el personal, el delegado debe enviar un correo y adjuntar las imágenes al responsable del trámite, con el fin de adelantar las actividades requeridas de acuerdo con las instrucciones de atención.
  8. Los trámites que se realicen por parte del funcionario asignado como responsable, deben ser informados a los delegados para que se actualicen en Cordis y se permita evidenciar la trazabilidad de las acciones realizadas. Lo anterior, teniendo en cuenta que los entes de control y las Oficinas de Control Interno y Control Interno Disciplinario solicitan informes sobre la atención de los radicados, de acuerdo con la información que en el Cordis se refleja.

2. Correspondencia Externa Enviada CEE e CIE

  1. Los delegados deben generar en el aplicativo Cordis la Correspondencia Externa Enviada o Correspondencia Interna Enviada, de acuerdo con las necesidades del área, y enviar los documentos digitalizados al correo Radicacion_Virtual@shd.gov.co.
  2. Al máximo posible, la correspondencia externa enviada debe ser remitida a correos electrónicos y estos deben ser relacionados en la comunicación, para que sean enviadas por medio de correo electrónico certificado.
  3. Aquellas comunicaciones que el área considere que NO puedan ser tramitadas por correo electrónico, deben ser entregadas en medio físico al contratista para su correspondiente distribución, en la Oficina de Correspondencia ubicada en el primer piso del ala occidental (entrada por la carrera 30), en la misma oficina de Atención al Ciudadano,
  4. El servicio de correspondencia externa y correspondencia interna enviada de manera física se prestará con un equipo mínimo asignado por el contratista 4-72, de acuerdo con la capacidad de movilidad que se permita en la ciudad y en la Entidad.
  5. La entrega en físico depende de las condiciones de operación del servicio, que serán informadas a los funcionarios y directivos de manera puntual en los casos en que se generen inconvenientes o no se pueda efectuar la entrega.
  6. Las pruebas de entrega de la correspondencia enviada, tanto por medio electrónico como físico, serán cargadas en Cordis para su respectivo seguimiento.

Observaciones:

  • Todos los documentos que se reciban en físico por parte del contratista, durante esta contingencia, serán direccionados al finalizar la misma a las áreas, de acuerdo con el esquema actual de patinadores.
  • Cualquier inquietud sobre solicitudes de creación de usuarios, asignación de roles o asignación de delegados, que tengan relación con la administración del aplicativo Cordis, por favor comunicarla a los siguientes correos: jfsilva@shd.gov.co; mareyesp@shd.gov.cogvanegas@shd.gov.co.

Cordialmente,

Subdirección de Gestión Documental

 
Última actualización:: Viernes, Octubre 23, 2020 - 14:18
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Viernes 23 de Octubre del 2020